Tracking von Flottenfahrzeugen: Der große Leitfaden

Mit Hilfe von fortschrittlicher Technologie können Standortdaten and ein Flottenmanagementsystem übermittelt werden. Die Software erfasst dann diese Daten und bereitet diese über eine Benutzeroberfläche auf einer Karte auf. So können Sie genau feststellen, wo sich einzelne Fahrzeuge befindetn. Bei der Ortung kommen grundsätzlich zwei Systeme zum Einsatz: GPS oder GLONASS.

GPS oder Global Positioning System ermöglicht die Lokation über Satelliten und Verwendung von Zeitdaten. Das System benötigt mindestens vier GPS-Satelliten, die sich in einer Linie mit dem Gerät befinden müssen, um genaue Standortdaten zu liefern.

GLONASS ist ein Satellitennavigationssystem der russischen Luft- und Raumfahrt für ihre Verteidigungsstreitkräfte. Es kann anstelle von GPS eingesetzt werden, um noch genauere Standortinformationen zu erhalten.

Es ist darüber hinaus möglich, dass beide Systeme zusammenarbeiten, wodurch die Anzahl der Satellitenverbindungen erhöht werden kann. Dies ist besonders geeignet für sehr dichte städtische Umgebungen.

Kernbestandteile für das Flotten-Tracking

Die Verfolgung von Flottenfahrzeugen wird durch drei Kernkomponenten ermöglicht. Das Ortungsgerät, einem zentralen Server und eine Oberfläche, mit der einzelne Benutzer:innen interagieren können. 

Ortungsgerät - ein Gerät zur Ortung des Fahrzeugs muss in jedem Fahrzeug der Flotte vorhanden sein. Mit GPS oder GLONASS übermittelt die Hardware den Standort des Fahrzeugs an einen zentralen Server. Fortschrittliche Telematikkomponenten erfassen nicht nur die Lokation, sondern auch andere Fahrzeuginformationen wie zum Beispiel den Kraftstoffstand, Öl, die Kühlmitteltemperatur, den Reifendruck, die Geschwindigkeit und Batterieladung als einige prominente Beispiele. 

Der Tracking-Server ist ein zentraler Speicher für die über den Mobilfunk gesendeten Flottendaten. Dieser ist über einen Webbrowser zugänglich und kann theoretisch von überall auf der Welt aufgerufen werden. Für eine schnellere Datenübertragung ist es ratsam, den Server innerhalb des Flottenbetriebsgebiets zu positionieren. 

Oberfläche - Fuhrparkbetreiber:innen können Apps und Anwendungsoberflächen über PCs oder mobile Endgeräte aufrufen. Viele Systeme verfügen ebenfalls auch über eine Webversion der Anwendung. Auch die Integration von Schnittstellen zum Tracking-Server in bestehende Applikationen ist in vielen Fällen möglich.

Aktiver oder passiver Datentransfer

Bei Ortungsgeräten, die zum Verfolgen von Flottenfahrzeugen eingesetzt werden, können  sowohl passive als auch aktive Datentransfereigenschaften unterschieden werden. Beim passiven Datentransfer werden die Informationen lokal auf dem Gerät gespeichert. Das Flottenmanagement muss im weiteren Verlauf das Ortungsgerät vom Fahrzeug entfernen um die dort vorgehaltenen Daten auszulesen.   

Aktive Ortungsgeräte können während des Datentransfers im Fahrzeug verbaut bleiben. Die Live-Daten werden über Mobilfunknetze oder Satellitensysteme übertragen. Diese Art der Übertragung stellt eine Voraussetzung dar, wenn auch Daten während der Fahrt ausgelesen werden sollen. Aktive Systeme sind in der Regel im Vergleich zu passiven Systemen teurer. Moderne Fahrzeuge benötigen keine zusätzliche Hardware und haben aktive Telematiksysteme mit Ortungsfunktionalitäten bereits serienmäßig verbaut.

Welche Daten lassen sich tracken?

Beim Flottentracking können Live-Standortdaten auf einer Karte eingeblendet werden, um jedes Fahrzeug zu verfolgen. Mit aktiven und sich ständig-aktualisierenden Systemen können die Nutzer:innen herausfinden, wohin das Fahrzeug fährt oder ob es geparkt ist. Auch Routendaten können extrahiert werden. So lässt sich feststellen, ob sich der Fahrer/die Fahrerin an die vorgegebene Route hält oder es Abweichungen gibt. Mit Google Street View ist eine Live-Unterstützung möglich - die Betreiber:innen können ihren Fahrer:innen auf diese Weise aus der Ferne helfen. 

Auch statische Fahrzeugdaten können ermittelt werden. Informationen über das installierte Ortungsgerät, allgemeine Daten zum Fahrzeug, wie die VIN oder das Kennzeichen sind grundsätzlich Teil der angebotenen Lösungen. Kilometerstände und die Motorleistung sind Datenpunkte, die häufig darüber hinaus zur Verfügung stehen. 

Fahrer:innen können somit bei zu hohen Motordrehzahlen gewarnt, nicht notwendiger Leerlauf verhindert und Überschreitungen der zulässigen Höchstgeschwindigkeit identifiert werden. Ein Flottenmanagementsystem kann auch für einzelne Untergruppen von Fahrzeugen konfiguriert werden. Dies ermöglicht eine bessere Handhabung bei besonders großen Flotten. 

Wie man ein Flottenmanagementsystem einrichtet

Die von Telematikgeräten erfassten Daten müssen um Mehrwehrte zu generieren in einem benutzerfreundlichen Format dargestellt werden. Am Markt gibt es eine Vielzahl von Flottenmanagementsystemen, die maßgeschneiderte Integrationen zulassen. Darüber hinaus gibt es aber auch "Standardlösungen", die sehr breite Ansprüche an  Flottenmanagementsystemen bedienen können.

Für den Anfang ist es wichtig, sich über die übergeordneten Ziele der Fuhrparkverwaltung klarzuwerden. Sobald dies geschehen ist, sollte eine Auswahl an Fahrzeugen, die in das Tracking aufgenommen werden sollen, erstellt werden. Dies ist wichtig, um zu prüfen, ob noch zusätzliche Hardware eingebaut muss oder die internen Systeme verwendet werden können. 

Fahrerinnen und Fahrer müssen dann über die Datenübertragung informiert werden. Auf diese Weise wird die ordnungsgemäße Handhabung der Fahrzeugverwaltung sichergestellt. 

Daraufhin lässt sich die Software für die ausgewählten Fahrzeuge des Fuhrparks einrichten. Die Einrichtung und Konfiguration richtet sich nach dem jeweiligen Angebot des Softwareanbieters. Mit Hilfe von fortschrittlichen Schnittstellen ist es möglich, viele Fahrzeugmarken innerhalb einer Integration abzudcken. So können Sie alle benötigten Fahrzeuginformationen herstellerübergreifend anzeigen. Die Darstellung und Aufschlüsselung der Fahrzeugdaten wird in der Regel gegen eine monaltiche Gebühr verfügbar gemacht.

Darüber hinaus können die Lösungen bei der Erstellung von Berichten, grafischen Daten und Analysen eingesetzt werden. Prominente Flottenmanagementsysteme zeigen alle Gefahren auf, denen die Fahrer:innen ausgesetzt sind, den Kraftstoffverbrauch und vieles mehr. Darüber hinaus kann das Fahrer:innenrisiko bei einigen Anbietern mit Hilfe eines Scoringsystems ermittelt werden. 

Der Einsatz von Software für das Flottentracking ist mit vielen Vorteilen verbunden. Beispielsweise können sämtliche Fahrzeuge in der Regel in einem zentralen Dashboard übersichtlich dargestellt werden und verschiedene Fahrstile und das Fahrzeugverhalten ist darüber hinaus auf verständliche Art und Weise ersichtlich.

Richtlinien und Regeln können ebenso digital verwaltet werden. Wann immer es einen Verstoß gab, können Folgeaktionen definiert werden:

• Flottenmanager:innen können benachrichtigt werden und entsprechende Maßnahmen einleiten
• Fahrer:innen können vor Ort informiert werden, Anpassungen treffen und das zukünftige Vorkommen verhindern
• Anzeige einer Historie über vergangene Vorkommnisse
  

SDKs bzw. Software Development Kits führen zu einer weiteren Professionalisierung des Fuhrparkmanagements. Mit Hilfe von SDKs lässt sich das Flottenmanagement noch weiter auf die Begebenheiten des Unternehmens zuschneiden. Individuelle Berichte und Analysen werden ermöglicht und bilden die Basis für anwendungsfallspezifische Dashboards. Da die Entwicklung häufig unternehmensintern stattfindet, ist die komplette Anwendung und das Berichtwesen in vollständiger Kontrolle und nicht dem Risiko externer Dienstleister ausgesetzt.

Werden Fuhrparkmanager:innen überhaupt noch gebraucht?

Bei der Verwaltung von einer hohen Anzahl von Fahrzeugen lohnt sich der Aufbau einer Fuhrparkmanagementabteilung. Flottenmanager:innen sorgen für den reibungslosen Ablauf und Betrieb der Fahrzeuge. Besonders in der Logistik und im Transportsegment sind professionelle Fuhrparkleiter:innen nach wie vor nicht zu ersetzen.

Eine wichtige Aufgabe besteht unter anderen in der Instandhaltung der Fahrzeuge und des Fuhrparks. Typische Aufgaben sind zum Beispiel:

• Die Unterstützung beim Einkauf der Flottenfahrzeuge. Flottenmanager:innen helfen bei der Ausarbeitung der Finanzierungslösung und suchen gezielt nach den neuen und gewünschten Fahrzeugen.
• Fuhrparkmanager:innen sorgen für eine qualitativ hochwertige Aufzeichnung der Wartungshistorie, des Kilometerstandverlaufs der Unfalldaten und der Schadenhistorie.
• Sie sorgen für die konstante Wartung der Fahrzeuge und Koordinieren die Terminfindung.
• Flottenmanager:innen analysieren die Flottenleistung und erstellen Berichte. Diese können beispielsweise die Identifikation von Kraftstoffeinsparungen bis hin zur Optimierung einzelner Fahrten betreffen, die sich dann positiv auf das gesamte Geschäft auswirken können. Dies spart dem Unternehmen auf lange Sicht viel Zeit und Geld.

Zu den weiteren Aufgaben gehören das Einführen neuer Fahrer:innen, die Aktualisierung ihrer Unterlagen, der Verkauf von Fahrzeugen, die Verwaltung von Poolfahrzeugen und die Organisation von Reparaturen.

Schlussfolgerung

Fuhrparkfahrzeuge zu tracken bringen für Unternehmen jeder Größe viele Vorteile mit sich. Die Herangehensweise ist ideal für jedes Unternehmen, dass viele Fahrzeuge verwaltet, da der Mobilitätserhalt in der Regel einen großen Anteil an den Geschäftskosten ausmacht. Darüber hinaus kann der Betrieb des Fuhrparks analysiert und konstant verbessert werden. Ein Beispiel hierfür ist die kontinuierliche Senkung von Kosten. Dieser Leitfaden kann als Startpunkt zum Tracking von Flottenfahrzeugen verwendet werden und gibt eine Übersicht über die ersten Schritte.