Die zur Berechnung der geschätzten Reichweite verwendeten Daten sind eine Kombination aus vergangenen Fahrzyklen und dem verbleibenden Kraftstoffstand. Die durchschnittliche Kraftstoffeffizienz der letzten Fahrten wird verwendet, um die zukünftige Kraftstoffeffizienz des Fahrers vorherzusagen. In Kombination mit dem verbleibenden Kraftstoff- oder Ladestand ergibt sich daraus ein Kilometerstand, anhand dessen der Fahrer abschätzen kann, wann er sein Fahrzeug das nächste Mal auftanken muss.

Elektrofahrzeuge gibt es in vielen verschiedenen Batteriegrößen. Genauso wie es bei Benzin- oder Dieselfahrzeugen unterschiedliche Tankgrößen gibt. Um die Reichweite eines Fahrzeugs zu bestimmen, werden verschiedene Schätzungen verwendet.

Die ECU (Engine Control Unit) erhält von den eingebauten Sensoren Kraftstoffstand, Fahrdaten, Geschwindigkeit, Motordrehzahl und andere Faktoren, um die geschätzte Reichweite zu ermitteln. Die Telematikeinheiten in den Fahrzeugen können die geschätzte Reichweite an einen Flottenmanager übermitteln, der dann nahegelegene Tankstellen oder Ladestationen ermitteln kann, die der Fahrer nutzen kann. Ohne dass der Fahrer dafür extra Zeit einplanen muss.

Elektrofahrzeuge holen in Bezug auf die Reichweite gegenüber Autos mit Verbrennungsmotor auf, müssen aber derzeit häufiger nachgetankt werden. Manchmal sind Ladestationen nicht verfügbar oder defekt. Fuhrparkmanager können anhand des Standorts und der geschätzten Reichweite ermitteln, welche Ladestationen in der Nähe funktionieren. So wird verhindert, dass die Fahrer überrascht werden, wenn sie eine defekte Station vorfinden.

Die geschätzten Reichweitendaten können mit den realen Reichweitendaten verglichen werden, sobald ein Fahrzeug nur noch wenig Kraftstoff hat. Auf diese Weise kann ermittelt werden, welche Fahrer in einem Unternehmen besonders kraftstoffsparend sind. Diejenigen, die Kraftstoffkosten sparen, können Anreize und Auszeichnungen erhalten.